5 consejos de como valorar un cambio de Software contable para 2021

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Muchas empresas están valorando cambiar su sistema de contabilidad 

Las razones para hacer un cambio de software son muy variadas, pero las principales son:

Sistema actual obsoleto:

Cuentan con un software con poca adaptación a los nuevos requerimientos legales o bien con una funcionalidad reducida. Es decir, un sistema que ya es viejo, sin actualizaciones y que no cubre las necesidades de otras áreas de la compañía.

Falta de soporte:

Esta es una de las principales causas para valorar y dejar el sistema que se tiene. Muchas empresas alegan que con su actual proveedor se sienten desatendidos y solos. Muchas veces el proveedor solo cuenta con una o dos personas para dar soporte a su cartera de clientes, por lo que los tiempos de respuesta son largos.

Problemas de infraestructura:

Poseen una tecnología que requiere de mucho mantenimiento, dependiente de un departamento de TI, o bien que no es de acceso 100% web o cloud. En la nueva normalidad Post-covid la tendencia será el teletrabajo, por lo que las empresas requieren que su sistema se pueda accesar 24/7 desde cualquier lugar.

 

Aquí los 5 consejos:

 

1- Lo barato sale caro:

En nuestra experiencia una de las disyuntivas que llevan a comprar uno u otro software es su costo. Pero lo barato en la mayoría de las veces sale caro. Los empresarios se enfrentan entre valorar comprar un software contable barato y con poca funcionalidad (sencillo y básico) o bien un software que podría atender no solo sus necesidades actuales sino también las futuras, con un sistema robusto y oneroso. Lo que usualmente recomendamos es que la empresa valore sus necesidades actuales y futuras, para evitar tener que hacer un proceso de mejora de su sistema ERP o adquisición de uno nuevo. Muchas veces vale más el esfuerzo de pagar por un software robusto que integre toda tu operación a uno limitado y básico.

Claramente no vas a comprar un Rolls Royce cuando lo que necesitas es un Toyota. Todo va a depender del análisis interno de lo que la compañía vaya a necesitar en el término del mediano plazo (los próximos 8 o 10 años).

2- Usabilidad del sistema:

Preguntas usuales: ¿El sistema es multicompañía? ¿Los usuarios son transaccionales o recurrentes? ¿Puedo manejar varias monedas?

Si su empresa es parte de un holding o grupo de empresas, lo ideal es que adquieran un sistema donde puedan manejar / administrar todas sus compañías. Es por esto por lo que el software debe ser de esta naturaleza (multiempresa). Se debe validar que los usuarios sean concurrentes es decir que son aquellos que pueden ingresar al sistema con un número ilimitado de veces y que puede haber varios con sesiones en el mismo modulo. Dicho de otra forma, lo que se recomienda validar es cuando se supera el límite del número de consultas simultáneas.

Además, por la naturaleza de muchas empresas internacionales, que tienen su casa matriz en otros países, deben manejar la contabilidad y finanzas en dos, tres o cuatro monedas diferentes, es por esto por lo que se debe valorar en el software que se vaya a elegir si cuenta con esta capacidad de llevar varias contabilidades en esquemas multimoneda.

3- Accesibilidad del sistema:

Respecto a la accesibilidad del sistema, nos referimos a que este sea 100% web, es decir que se pueda consultar el sistema empresarial desde cualquier lugar y en cualquier momento. Para que esto sea una realidad y su proveedor pueda satisfacer esta necesidad cada vez más creciente, es necesario que el software ERP sea un sistema cloud; alojado ya sea en una nube privada o pública. Administrar su negocio de forma remota facilita muchísimo la operatividad, brinda a los colaboradores la posibilidad de trabajar en un esquema más flexible sin la necesidad de tener que estar físicamente en su puesto de trabajo. Permite consultar la información en tiempo real, acceso móvil y aumentar la eficiencia.

4- Integración total:

Aunque esto suene muy obvio, valorar que el software ERP sea 100% integrado es un punto crucial. La idea principal por la que una empresa valora la inversión en un software es porque podrá automatizar ciertos procesos, centralizar toda la información y generar reportería concisa con información veraz y precisa. Esto también permite la escalabilidad, concepto que indica que su negocio podrá ir agregando nuevos módulos o funcionalidad al sistema en la misma medida en la que su empresa vaya creciendo.

5- Soporte posventa

Adquirir un ERP o sistema de gestión empresarial es crear una relación de largo plazo, esto quiere decir que su proveedor no solo será un agente más en su empresa sino un aliado estratégico y tecnológico que lo guiara en el mar de la transformación digital empresarial. Es muy importante por lo tanto que su aliado tecnológico sea una empresa consolidada con amplia experiencia comprobada en los mercados donde gira su negocio. Y sobre todo que le garantice un soporte postventa. Generalmente la forma ideal para mantener y garantizar la continuidad de su inversión es por medio de contratos de mantenimiento y soporte, para que su representada pueda tener acceso a: centro de atención telefónica de atención técnica, derecho a actualizaciones, consultoría en sitio, capacitaciones sobre nuevas funcionalidades, etc. En fin, un soporte que vaya más allá de la venta inicial.

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Moises Samboy

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